Sygnaliści
INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW
- Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Zgodnie z § 5 ust. 1 zarządzenia Wójta Gminy Rogowo nr 0050.98.2024 z dnia 20 grudnia 2024 r. w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane:
1) w postaci elektronicznej na adres mailowy sygnalista.gmina@rogowo.paluki.pl ;
2) w postaci papierowej - poprzez złożenie zgłoszenia w formie pisemnej w sekretariacie Urzędu (ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo, pokój nr 3) lub korespondencyjnie - na adres Urzędu (Urząd Gminy Rogowo, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo) zgłoszenie w tej formie powinno być przekazane w adresowanej kopercie, w której będzie znajdować się zaklejona dodatkowa koperta z napisem „Sygnalista”, a w niej zamieszczona treść zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie w miarę możliwości powinno być złożone na formularzu zgłoszeń zewnętrznych
dostępnym poniżej.
- Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928; zwanej dalej: UstOchrSygn)
od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
- Jeżeli po weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego okaże się, że zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniach prawa, odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego o czym informuje się sygnalistę podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
- Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista może zostać poinformowany, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Wówczas sygnalista zostanie pouczony, że przekazanie informacji, nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
- Jeżeli po weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego okaże się , że zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta Gminy Rogowo, ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych oraz przekazuje do niego zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni od dnia dokonania zgłoszenia do Wójta Gminy Rogowo. O powyższych działaniach informuję się sygnalistę podając dane organu publicznego do którego przekazano zgłoszenie wraz z datą jego przekazania.
- Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Rogowo, osoba przez niego upoważniona rozpatruje zgłoszenie i podejmuje dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.
- Sygnaliście przesyła się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Wójt Gminy Rogowo lub osoba przez niego upoważniona ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
- W ramach postępowania, można zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się
do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji. - W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego można przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym albo innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
- Osoba upoważniona przez Wójta Gminy Rogowo przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
- Działania następcze mogą nie zostać podjęte w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Informuje się Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty.
- Informacja zwrotna dla sygnalisty
Informację zwrotną przekazuje się sygnaliście w terminie nieprzekraczającym
3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Sygnalistę informuje się także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
- Zasady poufności
Gwarantuje się, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
W celu zapewnienia poufności Wójt Gminy Rogowo do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego
z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych upoważnia osoby na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania powierzonych zadań.
Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio
lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Zasady przetwarzania danych osobowych.
- Ochrona poufności
Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.
- Zgoda na ujawnienie tożsamości
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
- Wyjątek dotyczący zgody
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Niezbędność i minimalizacja
Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
- Przechowywanie i usuwanie danych
Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
- Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
- Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że e sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
- Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
- Zasady ochrony danych osobowych
Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
- adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).
Administrator przekazuje sygnaliście na podstawie art. 13 RODO informację o zasadach przetwarzania jego danych osobowych o następującej treści:
- Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Rogowo z siedzibą w Urzędzie Gminy Rogowo, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo, tel.: 52 304 40 53, e-mail: gmina@rogowo.paluki.pl
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z inspektorem można się skontaktować przy pomocy adresu e-mail: iod@rogowo.paluki.pl
- Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych,
- art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.
- Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych, dostawcy oprogramowania
do zgłaszania naruszeń). Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
( np. kancelaria prawna – jeżeli administrator zdecydował się na zewnętrzne przyjmowanie zgłoszeń). Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. - Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. . Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy
- Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
- Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
- Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
- Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
7. Charakter działań następczych
Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej
w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
- Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Przez “działania odwetowe” należy rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą (rozumianym jako przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Gminie Rogowo lub na jej rzecz , lub pełnienia służby w Gminie Rogowo, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych), które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
- Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo
do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie
w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia. - Nie można zrzec się praw określonych rozdziale 2 UstOchrSygn ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
- Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe podejmowane
są w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Ponadto zapewnia się, że :
- Do danych związanych ze zgłoszeniem dostęp mają wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie.
- Osoby upoważnione zobowiązane są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji
i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. - W celu ochrony przed działaniami odwetowymi Wójt Gminy Rogowo wyznaczył kanały komunikacji uniemożliwiające nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniające ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej
w zgłoszeniu.
Poufna porada
Osoby rozważające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego mogą skorzystać z poufnej porady pod adresem mailowym: sygnalista.porady@rogowo.paluki.pl
- Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić,
że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie
z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego ww. odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
- Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich w Warszawie
Aleja Solidarności 77
00 - 090 Warszawa
NIP: 525-10-08-674, REGON: 012093073
Tel. centrala (+ 48 22) 55 17 700
fax (+ 48 22) 827 64 53
Informacyjna linia obywatelska : 800 676 676
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Załączniki do pobrania
Plik | Nazwa | Data dodania | Pobrań |
---|---|---|---|
Załącznik Nr 1 (PDF, 161.66Kb) | 2024-12-20 13:10:00 | 2 | |
Załącznik Nr 2 (PDF, 152.64Kb) | 2024-12-20 13:10:00 | 2 | |
Załącznik Nr 3 (PDF, 113.72Kb) | 2024-12-20 13:10:00 | 2 | |
Zarządzenie Nr 0050.98.2024 w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych (PDF, 142.29Kb) | 2024-12-20 12:18:40 | 3 | |
Klauzula informacyjna (PDF, 104.49Kb) | 2025-01-08 09:17:19 | 1 |
Plik | Nazwa | Data dodania | Pobrań |
---|---|---|---|
|
2024-12-20 13:18:30 | 3 |
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Osoba odpowiadająca za treść informacji
Paulina Zawadzka-Bauza Data wytworzenia:
17 gru 2024
Osoba dodająca informacje
Paulina Zawadzka-Bauza Data publikacji:
17 gru 2024, godz. 11:35
Osoba aktualizująca informacje
Paulina Zawadzka-Bauza Data aktualizacji:
08 sty 2025, godz. 09:17