Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

INFORMACJA  O  SPOSOBACH  PRZYJMOWANIA  I  ZAŁATWIANIA  SPRAW

Zgodnie z art.6 ust. 1  pkt 3 lit. d   ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej udostępnieniu  podlega m.in. informacja publiczna  o sposobach przyjmowania i załatwiania i spraw.
 
Podstawowym aktem prawnym regulującym sposoby przyjmowania i załatwiania spraw obywateli przez  organy administracji publicznej  m.in. Wójta jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 14 K.p.a sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, doręczonego środkami komunikacji publicznej.
Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne  motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone  w aktach  w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.
Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie
oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje  Instrukcja kancelaryjna, stanowiącą załącznik  do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Zgodnie z  obowiązującym w Urzędzie obiegiem korespondencji każda przesyłka (w wersji papierowej, elektronicznej   lub przekazana na informatycznym nośniku danych) rejestrowana jest w rejestrze przesyłek wpływających. Po dokonaniu dekretacji, sprawa zostaje  przekazana do dalszego załatwienia osobom określonym w zapisie dekretacyjnym, odpowiedzialnym za jej rozpatrzenie.

Pracownicy przyjmują interesantów w godzinach pracy: 
Poniedziałek:        7:15 - 15:15
Wtorek:                7:15 - 16:15
Środa:                   7:15 - 15:15
Czwartek:             7:15 - 15:15
Piątek:                  7:15 - 14:15

Pracownicy Urzędu zobowiązani są do prawidłowego, sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli.
Pracownicy obsługujący  obywateli  zobowiązani są do:
1) udzielania wyczerpujących informacji niezbędnych przy załatwianiu danej  sprawy;
2) informowania o obowiązujących przepisach prawnych,
3) załatwiania spraw niezwłocznie, a w przypadku gdy jest to niemożliwe do określenia       terminu załatwienia sprawy,
4) informowania zainteresowanych o etapie załatwienia sprawy,
5) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku  zaistnienia takiej konieczności,
6) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach  zaskarżania od wydawanych rozstrzygnięć.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie spraw  obywateli   ponosi   kierownik   Referatu    Finansowego   (Skarbnik Gminy) oraz  samodzielne stanowiska pracy.

Terminy załatwienia spraw

Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego :
1) organy  administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki,
2) niezwłocznie  powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu
o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania
lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ,
3) załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania,
4) przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w pkt 3,
5) do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
 
O każdym  przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 K.p.a lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązana zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy ( art. 36 K.p.a.)  
Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej, zaś wniesionego drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego tego organu.

Wymagane dokumenty
 

. przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty należy do niego dołączyć,
. przedłożenie kompletu niezbędnych dokumentów jest warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy,
. jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowym dokumentem będącym w Urzędzie, ale na innym stanowisku pracy, to czynności te wykonuje pracownik,
. szczegółowych informacji na powyższy temat udzielają pracownicy, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw.

Opłata skarbowa

Obywatel ma prawo  do uzyskania od pracownika informacji o odpłatności związanej 
z dokonaniem  danej czynności urzędowej (podlega/nie podlega opłacie,  zwolniona z opłaty)  jeżeli podlega o jej wysokości.
Wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia,  stanowi załącznik
do ustawy z dnia 16 listopada   2006 r. o opłacie skarbowej.
Zgodnie z  art. 8 w/w ustawy zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek.
 

Zapłaty opłaty  skarbowej za czynności dokonane w Urzędzie Gminy Rogowo dokonuje się na konto Urzędu Gminy Rogowo Pałucki Bank Spółdzielczy w Wagrowcu Oddział Janowiec Wlkp.
87 8959 0001 5507 8995 2000 0010

lub w kasie tut. Urzędu  od poniedziałku do piątku w godzinach pracy

W   celu     ułatwienia    obywatelom    dostępu   do  usług  świadczonych    w   Urzędzie, opracowane zostały  karty usług. Zawierają one min. wszelakie informacje  dot.  danego rodzaju sprawy, wniosek jaki należy złożyć  oraz wzór  przykładowo wypełnionego wniosku.  
 

Karty usług  dostępne są:
. do wydruku w katalogu - KARTY USłUGReferat finasowy, Urząd Stanu Cywilengo, samodzielne stanowiska pracy .
. do przesłania za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej , 
 
 

Petycje, skargi i wnioski

Zasady składania i rozpatrywania petycji oraz sposób postepowania organów w sprawach dotyczących petycji określa ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach.
Petycja może być złożona w interesie :
1) publicznym,
2) podmiotu wnoszącego petycje,
3) podmiotu trzeciego, za jego zgodą. 
Przedmiotem petycji może być żądanie, w szczególności, zmiany przepisów prawa, podjęcia rozstrzygnięcia lub innego działania w sprawie dotyczącej podmiotu wnoszącego petycję, życia zbiorowego lub wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań i kompetencji adresata petycji.
Petycję składa się w formie pisemnej albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Petycja powinna zawierać :
1) oznaczenie podmiotu wynoszącego petycję; jeżeli podmiotem wnoszącym petycję jest grupa podmiotów, w petycji należy wskazać poznaczenie każdego z tych podmiotów oraz osobę reprezentującą podmiot wnoszący petycję;
2) wskazanie miejsca zamieszkania albo siedziby podmiotu wnoszącego petycję oraz adresu do korespondencji; jeżeli podmiotem wnoszącym petycję jest grupa podmiotów, w petycji należy wskazać miejsce zamieszkania lub siedzibę każdego z tych podmiotów.
3) oznaczenie adresata petycji;
4) wskazanie przedmiotu petycji.
Petycja składana w formie pisemnej powinna być podpisana przez podmiot wnoszący petycję, a jeżeli podmiotem wnoszącym petycje nie jest osoba fizyczna lub gdy petycję wnosi grupa podmiotów - przez osobę reprezentującą podmiot wnoszący petycje.
Petycja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej może być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego certyfikatu oraz powinna zawierać także adres poczty elektronicznej podmiotu wnoszącego petycje.
Petycja powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, jednak  nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej złożenia.
Jeżeli petycja nie spełnia wymogów, o których mowa  w art. 4 ust. 2 pkt 1 lub 2 u. o p. pozostawia się ja bez rozpatrzenia.

Jeżeli petycja, nie spełnia wymogów określonych w art. 4 ust. 1, ust.2 pkt 3 lub 4 lub  art. 5  ust. 1 lub 2  u. o p. , podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji wzywa, w terminie 30 dni od dnia złożenia petycji, podmiot wnoszący petycje do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji w terminie 14 dni z pouczeniem, że petycja, której treść nie zostanie uzupełniona lub wyjaśniona, nie będzie rozpatrywana
Zagwarantowane każdemu w Konstytucji RP prawo składania, skarg i wniosków  do m.in. organów jednostek samorządu terytorialnego,  realizowane jest na zasadach określonych przepisami działu VIII  K.p.a
Przedmiotem   skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwienie spraw.
Organ właściwy do o załatwienia skargi  powinien załatwić ją bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W razie niezałatwienia skargi w w/w terminie stosuje się przepisy art. 36-38 K.p.a
Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmacniania praworządności, usprawniania pracy i zapobiegania nadużyciom,  ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.
W sprawie terminu załatwienia wniosków stosuje się przepis art. 237 § K.p.a

Organizację przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków,  reguluje rozporządzenie Rady Ministrów  z dnia 8 stycznia 2002 r.
. Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach pracy Urzędu tj. od godz. 7:15 do 16:15.
. W przypadku zaistnienia obiektywnych przyczyn uniemożliwiających Wójtowi przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków w w/w dniu i czasie, zastępuje go w tych sprawach Sekretarz Gminy Rogowo.
. Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy oraz pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w ciągu całego dnia pracy.
. Skargi i wnioski  składane i przekazywane do Wójta Gminy są przyjmowane i rejestrowane na stanowisku ds. kadr, natomiast do Rady Gminy na stanowisku ds. obsługi rady gminy i jednostek pomocniczych tut. Urzędu - pokój Nr 2.
. Sprawy z zakresu petycji, a tym ich ewidencjonowanie prowadzone są w zależności od organu do którego wpływają, odpowiednio na w/w stanowiskach.
. Koordynowanie działań w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków i petycji oraz nadzorowanie terminowości ich załatwienia prowadzi Sekretarz Gminy.