Informacja o prowadzonym archiwum oraz sposobie i zasadach udostępniania danych w nim zgromadzonych

Informacja  o  prowadzonym  archiwum oraz  sposobie  i  zasadach  udostępniania  danych  w  nim zgromadzonych

Funkcjonowanie archiwum zakładowego  określa Instrukcja archiwalna stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych.

 Archiwum jest wspólne dla wszystkich samodzielnych stanowisk  pracy oraz Referatu Finansowego Urzędu Gminy Rogowo. W  archiwum przechowuje się  wszystkie akta spraw  zakończonych powstałych w Urzędzie z wyjątkiem materiałów zawierających informacje niejawne.

W archiwum Urzędu  znajduje się również   dokumentacja płacowa  obejmująca lata 1980 – 2003 oraz dokumentacja osobowa pracowników po zlikwidowanej Gminnej Spółdzielni
„ Samopomoc Chłopska ” w Rogowie.

Dokumentację z archiwum udostępnia się dla celów służbowych (pracownikom Urzędu ) właściwym organom oraz interesantom.

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się zgodnie z postanowieniami - Rozdziału 7 Instrukcji archiwalnej.

Dokumentację udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku zawierającego :

1)      datę;

2)      nazwę wnioskodawcy;

3)      wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostepnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej :

1. a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej ( stanowiska ), która dokumentację wytworzyła i zgromadzała lub przekazała,
2. b) dat skrajnych dokumentacji;

4)      informacji o sposobowe udostepnienia;

5)      imię i nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostepnienie;

6)      w przypadku osób spoza podmiotu :

              a)cel udostepnienia,

              b) uzasadnienie

Zgodę na udostepnienie dokumentacji pracownikom Urzędu,  wytworzonej  i zgromadzonej lub przekazanej przez  Referat Finansowy  udziela kierownik Referatu tj. Skarbnik Gminy,
w pozostałym zakresie Sekretarz Gminy Rogowo.

Do udostepnienia dokumentacji osobom spoza Urzędu  wymagane jest zezwolenie Wójta Gminy.